5 antidoti al fallimento del progetto informatico

I progetti informatici, specialmente quelli importanti come l’implementazione del sistema ERP, sono spesso in difficoltà a causa della scarsa preparazione iniziale, dell’approssimazione nell’analisi dei processi, della sotto-valutazione del change management. Ma negli ultimi anni ci sono 2 aggravanti: la complessità e la velocità.

Il mondo è enormemente più complesso e più rapido per l’azienda che vi opera; è sempre più difficile adeguarsi ai cambiamenti e mantenere i sistemi allineati ai processi che devono seguire il cambiamento.

Gli approcci tradizionali ai progetti sono obsoleti, perché prevedono un ciclo di progetto molto lungo e per quanto le attività di analisi iniziale siano attente è molto probabile che i cambiamenti che avvengono nel corso del progetto unite alla scarsa possibilità dei Process-Owner di dedicare tempo al progetto togliendolo al day-by-day, portino rapidamente ad una soluzione che non soddisfa i requisiti reali.

Ecco 5 antidoti al rischio di fallimento inseriti in un modello circolare in cui la catena progettuale rappresenta un ciclo di miglioramento ed adattamento continuo che segue l’evoluzione dell’azienda e del suo ambiente di riferimento, integrandola nelle sue strutture interne e nella sua catena del valore.

5-antidoti

1. Visione
Non è detto che si debba avere tutto chiaro fin dall’inizio; i piani sono fatti per essere cambiati ed adattati alla situazione. Deve essere comunque chiara la direzione e i risultati di massima che si vogliono ottenere; entrambi potranno essere modificati ad ogni ciclo di progetto in base a nuove condizioni e ai nuovi assetti raggiunti ad ogni passo realizzativo e alla successiva integrazione nei processi aziendali.
La visione deve essere guidata dall’alto e confrontata spesso con chi ha l’esperienza sul campo in un continuo scambio bi-direzionale tra Sponsor del progetto e Process Owner.

2. Metodologia
La metodologia è la luce che illumina il cammino, è la guida per tutti i componenti del progetto; non solo metodologia di gestione, ma soprattutto metodologia di analisi e di mappatura dei processi.
Ci sono diverse organizzazioni internazionali che lavorano alla definizione e all’aggiornamento di metodologie per lavorare sui processi. Un ottimo esempio è rappresentato da Supply Chain Council (supply-chain.org) con il modello SCOR® (Supply Chain Operations Reference model) che consente di mappare i processi della Supply Chain, misurare le prestazioni attuali e impostare gli obiettivi di miglioramento, applicare le best practice in un percorso continuo di miglioramento. SCOR® rappresenta processi e relative metriche fino al terzo livello, considerandoli applicabili in modo standard a qualsiasi azienda; il quarto livello deve invece adattarsi all’azienda specifica e può essere mappato con metodologie tipo BPMN® (Business Process Modeling Notation). Il quinto livello, procedurale, è legato al sistema informativo e ne rappresenta la specifica delle funzionalità.
Oltre allo SCOR®, legato alla Supply Chain, Supply Chain Council propone DCOR® (Design Chain Operations Reference model) per i processi di progettazione e CCOR® (Customer Chain Operations model) per i processi di relazione con i clienti.

3. Tecnologia
La scelta della tecnologia è molto importante e va affrontata con criteri multi-disciplinari a diversi livelli di visione. Nel caso dei sistemi ERP come delle suite di CRM, SCM, PLM ci sono diversi fornitori internazionali tutti validissimi e super-collaudati (tanto per citarne alcuni, in rigoroso ordine alfabetico, Infor, Microsoft, Oracle, SAP). La tecnologia rappresenta l’infrastruttura tecnica e applicativa a supporto dell’esecuzione dei processi aziendali e va vista come tale senza sopravvalutarla nel bene o nel male.
Nei casi citati, il sistema ERP rappresenta un sistema completo ed integrato, la cui installazione costituisce il passo iniziale di un processo di evoluzione in cui la tecnologia offre l’opportunità di ampliare e ottimizzare la gestione dei propri processi (vedi Come valorizzare i sistemi ERP).

4. Gradualità
Il mondo è così complesso e in rapida evoluzione che non ha senso affrontare mega-interventi di cambiamento e implementazione di sistemi informativi, con quell’approccio spesso indicato come big-bang. A metà del percorso i requisiti iniziali saranno già obsoleti.
Mantenendo la visione strategica, il cambiamento va affrontato a piccoli passi, da mettere in pratica e consolidare prima di passare al successivo.
Nel caso dell’implementazione dell’ERP, meglio partire con pochi processi e con una “scatola” quasi vuota (in termini di anagrafiche, cicli di produzione, rotte di trasporto, mappe di magazzino, …) da riempire man-mano quando serve, piuttosto che attendere di avere tutto definito, perché il rischio è rinviare continuamente la partenza del progetto e partire solo per “sfinimento”. Tanto vale farlo prima possibile in modo cosciente considerando l’implementazione come il passo “zero” di un processo lungo e faticoso ma che fornisce maggiore consapevolezza ad ogni passo, aprendo continue opportunità di miglioramento.

5. Rapidità
Fate poco, fatelo incompleto e imperfetto, ma fatelo subito. Domani è già tardi; il mondo sarà già cambiato.
In ogni caso visione, metodologia e tecnologia vi aiuteranno e la gradualità renderà meno rischioso e più controllabile ogni passo.

Fonte: ITLOGIS