12 passi verso il fallimento del progetto informatico

Carino e da condividere per progetti IT e non

L’azienda ha deciso di cambiare il sistema informativo, il caso tipico riguarda il sistema ERP.

Inizia un percorso progettuale che in molti casi può essere sintetizzato in 12 passi. Chiaramente non vale per tutti i progetti, ma molti hanno avuto esperienze molto simili alla storia qui riportata.

I 12 passi sono chiaramente un’approssimazione funzionale a quanto si vuole enfatizzare.

12-passi-progetto-fallimentare1. Parte un nuovo progetto
Lo sponsor del progetto è stato trovato, i requisiti di business sono stati indicati, le aree aziendali coinvolte sono state individuate, il budget è stato fissato, le tecnologie sono state scelte, il fornitore è stato selezionato e il contratto definito.  Si fanno le prime riunioni, il kick-off meeting, le presentazioni ai diversi Process Owner e Key-User, si discute sui piani di lavoro, sul coinvolgimento dei vari attori, si riempiono le agende per fissare le sessioni di analisi dei processi e dei requisiti di alto livello.

2. Ambito poco definito, cambiamento sottovalutato
Già ai primi incontri di analisi dei processi , si percepisce che l’ambito è più ampio del previsto e il processo di cambiamento più oneroso. I gap sarebbero destinati a crescere ma entrambe le parti li contengono; il cliente sperando di avere comunque vantaggi dal progetto e confidando in successivi progetti di ampliamento, il fornitore perché concentrato essenzialmente al mantenimento del margine.

3. La resistenza al cambiamento causa ritardi
I Process Owner percepiscono un grosso sforzo di cambiamento per un sistema che comunque non sarà all’altezza delle loro aspettative.  Il nuovo sistema obbligherà ad un nuovo modo di lavorare ed aumentare il controllo sulle operazioni; questo è visto come una diminuzione della flessibilità e della libertà di azione del middle management. Le resistenze aumentano, le riunioni vengono disertate, i documenti vengono approvati con lentezza e si richiedono modifiche e ampliamenti su quanto stabilito. Il fornitore semplifica troppo o mantiene poca chiarezza nella specifica dei requisiti.

4. Costi aumentano
I ritardi e le maggiori richieste da parte del cliente aumentano l’impegno del fornitore che, in un primo momento, aumenta gli sforzi, ma quando il responsabili del margine del progetto percepiscono la criticità, cominciano a riallocare le risorse.

5. Rischi finanziari per il fornitore
Le milestone di progetto diventano un incubo in cui per il fornitore la fase è da considerarsi conclusa mentre per il cliente i requisiti non sono mai soddisfatti. Oltre all’aumento dell’impegno, il fornitore vede spostarsi  nel tempo anche le entrate finanziarie

6. Varianti in corso d’opera
Supportato da un contratto ben fatto o, in mancanza, da logiche win-win, il fornitore riesce a far riconoscere varianti in corso d’opera, non previste quindi nell’ambito iniziale del progetto. Ora i costi aumentano anche per il cliente.

7. Benefici ridotti
L’aumento dei costi, i compromessi sulla copertura dei requisiti e la distanza fra la percezione iniziale e l’ambito che si sta delineando, riducono i benefici attesi dal progetto. I Process Owner cominciano a disaffezionarsi al “loro” progetto.

8. Perdita di consenso
Lo scontento sale nella scala gerarchica e raggiunge gli sponsor, i quali riducono la spinta al cambiamento. Questo alimenta la resistenza , enfatizzando gli effetti già innescati al primo “giro”.

9. Rilascio senza ROI
Se i costi per il cliente superano i benefici, si decide di accelerare la chiusura del progetto e di rilasciare il sistema senza un effettivo ritorno dell’investimento.

10. Progetto fermato
Un’altra scelta, in caso di costi superiori ai benefici, è quella di addossare tutta la colpa al fornitore, bloccare il progetto per assegnarlo ad un altro fornitore.

11. Risoluzione del contratto
Se il fornitore non è eccessivamente esposto e prevede di non poter coprire gli extra-costi con varianti al progetto,  può risolvere il contratto, magari riuscendo a farsi riconoscere parte del lavoro svolto.

12. Ricerca di un nuovo fornitore
Ne caso di risoluzione del contratto o di progetto fermato dal cliente si procede alla ricerca di un nuovo fornitore, che si trova di fronte un cliente che ha già speso tempo e denari per il progetto bloccato e spinge per ottenere risparmi.  Spesso il processo ricomincia con premesse peggiori della volta precedente e quindi con una maggiore facilità di arrivare al fallimento.

Fonte: ITLOGIS